W dzisiejszych czasach, zamiast zapieczętowanych listów, wysyłamy codziennie e-maile w celu komunikacji służbowej. Wraz z formą zmieniły się jednak zasady obowiązujące podczas pisania. Zachowania, których należy unikać, a które stosować, w przypadku sieci nazywa się netykietą. Poniżej zebraliśmy zasady obowiązujące w korespondencji służbowej.
Pisanie służbowego e-maila zawsze powinno być doprowadzone do perfekcji. W ten sposób tworzymy nienaganną wizytówkę nie tylko dla siebie, ale także dla firmy, którą reprezentujemy. Dobrze napisania wiadomość prowadzi zatem do zbudowania relacji z klientem, co w przypadku biznesu przynosi długofalowe rezultaty.
Sformułuj odpowiedni temat
Krótka reguła opisująca problematykę maila brzmi: krótko, zwięźle i na temat. Do wykorzystania masz określoną przestrzeń – spróbuj zatem napisać w niej myśl przewodnią całości. Jeśli jest to pierwsza wiadomość do klienta i chcesz się przywitać, w temacie wpisz “początek współpracy w zakresie X”. Jeśli potrzebujesz szerszych dostępów do Google Analytics, bo nadane obecnie umożliwiają wyłącznie do wyświetlania, a nie do edycji, zatytułuj mail “dostępy Google Analytics”. Temat powinien być maksymalnie uproszczony, a jednocześnie nadal sygnalizujący nadchodzącą treść. Nie piszesz tekstu sprzedażowego, a jedynie mail służbowy – dlatego chwytliwy tytuł nie będzie miał tutaj zastosowania. Pomyśl praktycznie!
Schemat wiadomości służbowej
Tak samo jak w przypadku listu pisemnego, tak i w e-mailu powitanie należy rozpocząć od tradycyjnego zwrotu. Jasnym jest, że inaczej zwracamy się do koleżanki ze studiów, a inaczej do klienta biznesowego. Stąd też warto wiadomości tego typu zaczynać od: “Szanowny Panie/Pani”, “Dzień dobry”, “Dzień dobry Pani/Panie”. “Dzień dobry Państwu” powinno się kierować do instytucji i to wyłącznie w sytuacji, w której nie znamy adresata – w innym przypadku zabrzmi to sztucznie. Co więcej, dobrą praktyką jest zwracanie uwagi na wielkość liter. Wszelkie zwroty do adresata powinny być pisane od wielkiej litery – mowa m.in. o słowach typu “Pani, Pan” lub ewentualnie “Ty, Tobie, Wam”.
Pewnym jest, że na wiadomość uzyskamy odpowiedź. Ta natomiast pociągnie nas do wysłania kolejnego maila, którego nie ma sensu rozpoczynać od “Dzień dobry”. Dobrze jest przyjąć zasadę, że w ciągu jednej historii mailowej danego tematu witamy się jeden raz. Kolejne maile najlepiej zaczynać neutralnie od “Panie X, Pani Y”.
Może też zdarzyć się tak, że wejdziesz w nieco “luźniejszą” relację z klientem. Wówczas wiadomości zaczynać się mogą od “Cześć”, natomiast kolejne w historii mogą nawiązywać do samego tematu, bez konieczności odwołania się do konkretnej osoby.
Zwróć uwagę na pisownię
Zwroty do adresata pisane wielką literą – to już powiedzieliśmy. Natomiast istotna jest także całość wypowiedzi, a w związku z tym poprawność językowa, ortograficzna i merytoryczna. Często lepiej jest przeczytać jednego maila pięć razy przed wysłaniem niż puścić w świat wiadomość z błędami. Zdarzają się nawet najlepszym copywriterom!
W social mediach utarło się przekonanie na temat tzw. “kropki nienawiści”. Zakłada ona, że jeśli nie użyjemy emotikon, a zamiast nich kropkę, wyraża to nasz negatywny stosunek do odbiorcy. Social media rządzą się jednak swoimi prawami, a netykieta służbowej korespondencji – swoimi. W tym przypadku kropki i przecinki, a także wszelkie inne znaki interpunkcyjne nie będą świadczyć o Twojej nienawiści do klienta, a o wysokich kompetencjach językowych.
Pisz zwięźle i na temat
Tak jak artykuł sponsorowany nie będzie dobrze przyjęty z pustymi, nic nie wnoszącymi zdaniami, tak samo pokażesz brak szacunku klientowi, do którego piszesz maila na kilka stron. Szacunek tutaj nie będzie dotyczył odpowiedniego zwrotu powitalnego, wykorzystania wielkich i małych liter, a także znaków interpunkcyjnych w odpowiednich miejscach. Pisząc niepotrzebnie rozwlekłe wiadomości, nie szanujesz czasu swojego odbiorcy. Przedsiębiorcy mają to do siebie, że preferują konkretne treści. Warto zatem wziąć to pod uwagę, pisząc kolejnego e-maila ze skrzynki służbowej.
